Stefan Hänsch

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Plan – Do – Control – Act

Die Betreuung eines Projektes sollte immer nach dem „PDCA“-Prinzip ablaufen. So bleibt das Projekt in Bewegung, ohne außer Kontrolle zu geraten.

„PDCA“ steht als Abkürzung für „Plan – Do – Control – Act“ („Planen – Handeln – Kontrollieren – Reagieren“) und bezeichnet die optimale Schrittreihenfolge im Projekt-Management. Im Deutschen spricht man auch von einem kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess (KVP).

Dieser Kreislauf durchläuft kontinuierlich so lange Korrekturschleifen, bis die Lösung optimal ausfällt.  Dann kann die Aufgabe im Sinne der Aufgabenstellung als erfüllt gelten .

Die einzelnen Arbeitsschritte umfassen:

Plan

• Zielsetzung (S.M.A.R.T.!)- Festlegung von Methoden
• Risiko-Analyse
• Teambuilding & Aufgabenverteilung

Do

• Beginn nach Plan

Control

• Reflexion
• Feedback
• Supervision
• Soll-/Ist-Analyse

Act

• Fortführung des Projekts nach dem angepassten Plan
• Umsetzung beschlossener Änderungen

Voraussetzung für die Lösungsbearbeitung in einem Kreislauf-System sind gute Planung und klar fest gelegte Anforderungen. Bring’ Dein Team nicht aus dem Takt, indem Du Schritte überspringst, und mach’ von Anfang an Anfang klar, wie das Ziel aussieht.


Welche Risiken birgt Dein Projekt?

Zum Projekt-Management gehört auch die Analyse der damit verbundenen Risiken.  Zu berücksichtigen sind hierbei die Faktoren Wahrscheinlichkeit und Einfluss.

Ein Risiko, welches mit hoher Wahrscheinlichkeit Realität werden könnte und  großen Einfluss auf den Erfolg des Projektes hätte, muss zwingend behoben werden. Im Gegensatz dazu können geringe Risiken mit geringer Wahrscheinlichkeit des Auftretens vernachlässigt werden.

Aber warum unwahrscheinliche Risiken dann überhaupt  mit einbeziehen? Die Antwort ist einfach: Weil es Dich zum Nachdenken zwingt.

Du  bist so gezwungen, DeinVorhaben wirklich von allen Seiten zu beleuchten und abzuwägen. Du kommst nicht in die Versuchung, die rosa-rote Brille aufzusetzen und nur das Beste für Dein “Baby” anzunehmen. Dies kann für den
Projektverlauf nur vorteilhaft sein.

Zur Neutralisierung von Risiken gibt es im Wesentlichen 4 Möglichkeiten:

• Auflösung – Die Beseitigung des Risikos

• Verminderung – einen Kompromiss finden

• Umwälzung – die Übertragung des Risikos auf einen Dritten, z.B. eine Versicherung o.ä.

• Selbstversicherung – Schaffung von Alternativen für den Notfall

Welche Möglichkeiten für Dich realistischerweise in Frage kommen, musst Du im Einzelfall selbst entscheiden.

Im 3. und letzten Teil  der Reihe werden wir uns in wenigen Tagen mit der Veränderung und Neustrukturierung bestehender Einrichtungen beschäftigen: Dem Change-Management.

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