Die Grundlagen des Projekt-Managements (1)
Image: Francesco Marino / FreeDigitalPhotos.net
Don’t rock the boat?
Veränderung ist Schmerz; — immer. Das ist vielleicht nicht der motivierendste Einsteig in diese Serie, aber es ist der ehrlichste. Selbst die positivsten, großartigsten Veränderungen bedeuten Schmerz, denn ein neuer Anfang bedeutet auch immer das Ende von etwas Altem, Sicherem, Gewohntem.
Die Amerikaner haben ein Sprichwort, das besagt: “Don’t rock the boat”, wörtlich übersetzt: “Bring’ das Schiff nicht ins Schwanken”. Genau das geschieht aber durch jede Veränderung. Sie rüttelt am eingespielten Status Quo. Größere Veränderungen senden “Schockwellen” durch alle Level der Organisation.
Der Aufbau neuer Bereiche oder eine effektive Veränderung bestehender ist in aller Regel nur durch kompetentes Projekt- bzw. Change Management möglich.
Deshalb möchte ich Euch diese Woche einen kurzen Überblick über die wesentlichen Grundlagen von Projekt- und Change Management vermitteln, mit denen wir im icf-Berlin sehr gut gefahren sind.
Mein Dank gilt Projektmanager und -konsultant Stephan Haensch (http://www.haensch-qe.de) (ja, noch einer 
), der uns hier trainiert und unterstützt hat.
Projekt- und Change-Management im Überblick
Der Begriff „Projekt-Mangement“ bezeichnet einen Prozess, in dem man ein Projekt vom Start durch die Durchführungsphase bis zum Ende lleitet Zu beachten ist, dass Projektarbeit sich von den Aufgaben des Alltags unterscheidet. Als Projekt bezeichnet man im Wesentlichen ein Unternehmen, dass…
- einmalig und oft neuartig ist
- ein konkretes Ziel verfolgt
- zeitlich und finanziell klar begrenzt ist
Dies kann z.B. auch auf Veränderungsprozesse innerhalb einer Organisation zutreffen. Hierbei spricht man dann aber in der Regel dann vom Change Management.
Change-Management bezeichnet eine Unterkategorie des Projekt-Mangements. Man spricht daher auch von “Change-Projekten”.
Sie weisen die selben Merkmale auf wie andere Projekte auch, zeichen sich aber dadurch aus, dass sie sich mit der Veränderung etablierter Zustände und Bedingungen beschäftigen. Change Management bezeichnet also alle Maßnahmen, die zu Start und Umsetzung von neuen Strategien, Systemen und Verhaltenweisen notwendig sind.
Setze Ziele s.m.a.r.t.!
Für die erfolgreiche Realisierung eines Projekts ist eine Zielsetzung nach dem „S.M.A.R.T.“-Prinzip unerlässlich. Die Abkürzung steht für…
- Specific– Das Ziel muss konkret und klar definiert sein
- Measurable – Der Erfolg muss messbar sein. In vielen Organisationen bemüht man sich etwa um eine “Verbesserung der Arbeitsatmosphäre”; — dies ist aber kein konkretes Ziel! Es muss klar definiert werden, was das in der Umsetzung bedeutet.
- Attainable – Das Ziel muss erreichbar sein. Plant man z.B. eine Verstärkung des Welcome-Teams ein, ohne auch nur ansatzweise Kandidaten hier für im Auge zu haben, ist dieses Ziel zunächst nicht erreichbar. Frust ist vorprogrammiert.
- Realistic – Das Ziel sollte realistisch sein. Eine Freizeit im sonnigen Florida anzupeilen dürfte im Zweifel eher unrealistisch sein, eine Freizeit in Italien dagegen nicht.
- Timely – Die Zielvorgabe sollte zeitlich begrenzt sein, um kontrollierbar zu bleiben. Das Ziel, die Räume neu zu gestalten, ist für sich allein genommen eher schwammig. Nimmt man sich aber vor, dies bis Weihnachten zu erledigen, wird das Vorhaben konkreter und damit planbar.
Eine Zielsetzung nach den S.M.A.R.T.-Prinzipien ist die Grundvoraussetzung zur Definierung eines konkreten Ziels, welches in den folgenden Schritten weiter angepasst werden kann.
Hiermit bist Du für den Start Deines Projektes optimal gewappnet. Über den weiteren Verlauf werde ich im 2. Teil der Serie sprechen.
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